Perskonferensies is 'n belangrike onderdeel van die PR-aktiwiteite van enige onderneming. Danksy hulle kan die media en die belangstellende publiek op die eerste hand van die eerste hand up-to-date inligting ontvang van die amptelike verteenwoordigers van 'n bepaalde organisasie, en die bestuur van maatskappye kan hul standpunt uitspreek oor die sake wat vir hulle die belangrikste is. Maar om die perskonferensie regtig goeie resultate te lewer, moet dit goed georganiseer word.
Instruksies
Stap 1
As u toevertrou is om 'n perskonferensie te organiseer en te hou, bepaal eerstens watter doel u wil bereik: vertel van die sukses van u onderneming, vestig die aandag van die publiek op een of ander probleem, stel 'n sekere openbare persoon in 'n wenlig, ens. P. Kies dan 'n plek en tyd vir die perskonferensie. Onthou dat hierdie aktiwiteite die beste in die middel van die werksweek (Dinsdag-Woensdag-Donderdag) soggens of middag gedoen kan word, maar nie later nie as 16:00.
Stap 2
Kies 'n plek om 'n perskonferensie te hou op grond van die organisatoriese vermoëns van u onderneming en die aantal beplande genooides. Let daarop dat voldoende persone nodig is vir perslede. Maak vooraf seker dat daar mikrofone in die kamer is, projeksieskerms (indien nodig) en vrye ruimte om TV-kameras te installeer.
Stap 3
Maak 'n lys van media en organisasies wie se verteenwoordigers u tydens u geleentheid wil sien. Berei persverklarings en uitnodigings voor en stuur dit uit minstens twee weke voor u geskeduleerde geleentheid. Nadat die uitnodigings gestuur is, is dit raadsaam om die geadresseerdes persoonlik te skakel en te leer oor hul besluit om die perskonferensie by te woon of nie by te woon nie. U sal dus nie net die aantal toekomstige gaste spesifiseer nie, maar ook u geleentheid herinner as mense daarvan vergeet het of nie u persverklaring ontvang het nie.
Stap 4
Berei die nodige aanbiedingsmateriaal voor vir alle toekomstige perskonferensie-deelnemers. 'N Deelnemerspak bevat gewoonlik 'n afskrif van die persverklaring, 'n lys van amptenare wat op die perskonferensie sal praat met hul volle name en posisies, 'n agenda (orde en onderwerpe van toesprake), advertensie- en promosiemateriaal. Dit lyk baie beter as alle aanbiedingsmateriaal vir elke deelnemer as 'n enkele stel in 'n korporatiewe vouer met die logo van die organisasie ontwerp is.
Stap 5
As u van plan is om akkreditasie vir deelnemers in te stel, moet u dit vooraf in kennis stel en vertel watter data u daarvoor benodig (naam, posisie, paspoortbesonderhede, ens.). Berei vooraf naamkaartjies voor vir alle deelnemers en kaarte wat op die tafels moet geplaas word, met die name en titels vir die sprekers. As die perskonferensie lank genoeg beplan word, moet u seker maak dat die voorwaardes vir die deelnemers gemaklik is: 'n buffet met drankies en versnaperings, rookkamers en toilette, skeduleer tyd vir ruspouses.
Stap 6
Kontak na die perskonferensie die redaksiekantore van die media wat bygewoon het en vra na die materiaal wat daaruit gemaak is. Vra vir afskrifte van publikasies as dit nie vooraf ooreengekom is nie.
