Enige openbare of professionele vereniging het 'n beheerliggaam wat, met die frekwensie wat in die handves bepaal word, alle belanghebbende partye moet belê om verslagdoening en verkiesingsvergaderings te hou. Toegang tot sulke vergaderings is oop vir alle lede van 'n gegewe vereniging of afgevaardigdes uit groepe deelnemers, en oefen dus hul reg uit om deel te neem aan die aktiwiteite daarvan.
Instruksies
Stap 1
Dink aan die vergaderingagenda. Aangesien die verslag en die verkiesing een van die belangrikste kwessies is, sal die opkoms in hierdie geval na verwagting maksimum wees. Bykomend tot hierdie onderwerpe, kan u ook ander dringende sake op die agenda insluit wat u met die lede van u vereniging sal bespreek. Besluit op die tyd en plek waar die verslagdoening en verkiesingsvergadering sal plaasvind. Die kamer waar dit beplan word, moet publiek en ruim genoeg wees om almal te akkommodeer.
Stap 2
Stel alle belanghebbendes in kennis van die verslagdoenings- en verkiesingsvergadering. Om dit te doen, moet u uitnodigings uitstuur met 'n aanduiding van die agenda, datum en plek van die vergadering. Plaas aankondigings met hierdie inligting op plekke waar dit deur die grootste aantal lede van die vereniging gesien kan word. Plaas indien nodig so 'n advertensie in die media en televisie.
Stap 3
Reël dat die registrasie van deelnemers 'n halfuur voor die vergadering begin. Stel 'n voldoende aantal registrateurs op sodat alle deelnemers aan die begin van die geleentheid hul persoonlike data kan invoer. Gewoonlik is dit die van, naam en patroniem, organisasie of sy strukturele eenheid, adres van die plek van registrasie of woonplek, kontakinligting.
Stap 4
Kies die voorsitter en sekretaris van die vergadering. Let daarop dat die voorsitter van u verkose liggaam nie as voorsitter van die vergadering verkies kan word nie. Indien nodig, indien dit deur die statutêre dokumente verskaf word, kies 'n geloofsbriefkomitee wat die bevoegdhede van die deputate nagaan as hulle verkies word uit groepe lede van die vereniging.
Stap 5
Die sekretaris moet die notule hou. Weerspieël in die notule die aantal afgevaardigdes of lede van die vereniging wat tydens die vergadering teenwoordig was, wat verkies is tot voorsitter, sekretaris en met watter stemresultate.
Stap 6
Die voorsitter van die verkose liggaam lewer verslag oor die werk wat gedoen is. Weerspieël in die protokol die totale stemming met 'n beoordeling - of dit erken word as bevredigend of nie. Die vergadering moet voorstelle vir 'n nuwe samestelling van die verkose liggaam aanhoor, afsonderlik oor elke kandidaat bespreek en daaroor stem. Teken die uitslag van die stemme in die notule aan.
Stap 7
Nadat al die sake wat in die agenda uiteengesit is, bespreek is, moet die voorsitter van die vergadering dit sluit en die notule van die vergadering saam met die sekretaris onderteken.
