Sommige briewe eindig so vaagweg dat die geadresseerde verbouereerd is: hy moet die teks weer lees om die essensie te verstaan. As gevolg van gebrek aan tyd, kan die ontvanger die brief weggooi of iets doen om homself af te lei en nie meer in die verklaarde situasie te delf nie. 'N Duidelike, bondige en bekwame einde beklemtoon respek vir die leser en help om vinnig te reageer op 'n versoek of vraag.
Instruksies
Stap 1
Noem wat u in drie punte wou sê. Dit kan lyk asof die gedagtes duidelik aangebied word, maar die persepsie van inligting hang af van die toestand van die leser. Lees weer die teks en skryf drie hoofgedagtes afsonderlik neer. Dit kan feite, datums, name, ens. Wees. Emosies is nie hier nodig nie, skryf kortliks, in 'n paar woorde, want u moet net 'n opsomming maak en die hoofpunte onthou.
Stap 2
Skryf drie aksies vir die ontvanger van die e-pos neer. Mense se reaksies kan onvoorspelbaar wees. Dit lyk vir u asof dit moontlik is om onomwonde te reageer op die inligting wat aangebied word, maar iemand doen dit afhangende van individuele gewoontes en bedoelings. As u nie duidelik verklaar wat u van die leser verwag nie, sal hy nie verstaan of sê dat hy dit nie verstaan het nie.
Stap 3
Rangskik die lys uit die vorige stappe in dalende volgorde van belang. Die einde van die brief lyk soms op die laaste woord tydens die hofsitting: die indruk van die ontvanger van die brief, gevolgtrekkings en gevolge hang hiervan af. Verwyder items uit die lys wat weggelaat kan word sonder om die betekenis van die boodskap in te boet. Plaas die oorblywende kort lysie aan die einde van die brief sodat die leser niks mis nie.
Stap 4
Dui die tydsraamwerk aan. Wees spesifiek oor u verwagtinge as u op 'n reaksie op die brief wag. Sommige mense het die neiging om tot die laaste tyd te vertraag, en dit kan dus nie oorbodig wees om 'n spesifieke tyd op te gee nie.
Stap 5
Los u kontakbesonderhede. U korrespondent sal u foon vinnig kan vind. Voorspel sulke situasies en, vir ingeval, die nodige inligting in die brief insluit, selfs al is u seker dat die ontvanger dit het.
Stap 6
Wees beleefd, sê iets moois, dankie vir u tyd. Die geadresseerde sal gewilliger reageer en vinniger in aanraking kom as die brief hom behaag of weerhou van onaangename ervarings.
Stap 7
Let daarop dat u die boodskap met u naam onderteken: dit skep die gevoel van ware kommunikasie. Dit is belangrik dat die persoon op die antwoord fokus en dit verantwoordelik neem. Neem voorbeeld en mense sal u ook so behandel.
