'N Telefoonboodskap is 'n kort, maar belangrike boodskap wat per telefoon gestuur word. Hulle lig dus meestal in oor die hou van vergaderings, sessies, vergaderings. Die telefoonboodskap kan ook 'n dringende opdrag van die hoof bevat. Telefoonboodskappe kom in, wat u ontvang, en uitgaande, wat u stuur. Albei soorte het 'n soortgelyke ontwerp.
Instruksies
Stap 1
Plaas die volle naam van u organisasie in die linkerbovenhoek van 'n vel papier en, indien nodig, die naam van die strukturele eenheid, byvoorbeeld 'Administrasie van die stad N.' en die Departement van Onderwys.
Stap 2
Skryf die ontvanger van die telefoonboodskap in die regter boonste hoek. Dui die posisie, van en voorletters van die persoon aan: "Direkteur van skool nr. 37 Ivanov II". As daar verskeie geadresseerdes is, is dit nie nodig om die vanne aan te dui nie: “Direkteure van skole in die stad N.”. Voeg 'n volledige lys van instansies waarheen dit gestuur is by die telefoonboodskap.
Stap 3
Plaas die woord "Telefonogram" en sy reeksnommer, twee reëls hieronder. Dui die datum van die samestelling hieronder aan vir 'n uitgaande telefoonboodskap.
Stap 4
Daarna volg die teks van die telefoonboodskap: “Op 22 Februarie, om 17.00, sal daar in die onderwysdepartement 'n vergadering gehou word oor die verbetering van die aktiwiteite van die stad se skole. Die bywoning van skoolhoofde is streng verpligtend. ' Wanneer u die teks van 'n telefoonboodskap voorberei, moet u woorde en frases vermy wat moeilik deur die ore verstaanbaar is en wat moeilik is om uit te spreek. Onthou dat die boodskap informatief en kort moet wees - nie meer as 50 woorde nie.
Stap 5
Spreek woorde duidelik uit wanneer u 'n telefoonboodskap stuur, veral adresse, vanne, name en patronimieke van mense, straatname, datums en tye van gebeure. Lees die teks weer aan die einde en sorg dat u gespreksgenoot alles korrek opgeskryf het. Luister aandagtig as u 'n boodskap oor die telefoon neem. As u vrae het, moet u dit dadelik duidelik maak.
Stap 6
Onder die hoofteks staan die posisie, van en voorletters van die hoof wat die telefoonboodskap onderteken het: "Hoof van die Departement van Onderwys Petrov P. P." Die uitgaande dokument moet ook sy persoonlike handtekening bevat.
Stap 7
Tik onderaan die bladsy inligting in oor die werknemers wat met die telefoonboodskap gewerk het. Gewoonlik word die posisie, van en voorletters van die persoon wat die boodskap gestuur het, sy kantoor se telefoonnommer, asook die datum en tyd van die versending links geplaas. Regs is inligting oor die persoon wat die dokument aanvaar het: posisie, van en voorletters, telefoonnommer, datum en tyd van toelating.
Stap 8
'N Uitgaande telefoonboodskap word in een eksemplaar opgestel en in 'n spesiale vouer gestoor. Dit is beter om 'n inkomende boodskap in twee eksemplare te hê: u gee die eerste een aan die bestuurder vir verdere werk, en die tweede een in 'n lêergids vir bewaring.
